Dokumentenmanagement

Was ist das?

Dokumentenmanagement bezieht sich auf Systeme oder Plattformen, die dafür entwickelt wurden:

• Elektronische Dokumente zu erstellen, zu speichern und zu organisieren.
• Dokumente effizient zu teilen und zu schützen.

Diese Tools ermöglichen es Unternehmen:

• Große Informationsmengen zu verwalten.
• Den Workflow zu optimieren.
• Die Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen.
• Den Zugriff auf Daten zu verbessern.

Das Hauptziel eines Dokumentenmanagement-Systems ist:

• Die Dokumente einer Organisation zu zentralisieren und zu strukturieren.
• Ihre Nutzung und ihren Zugriff zu erleichtern.
• Die Zusammenarbeit zu verbessern.
• Die Abhängigkeit von manuellen oder papierbasierten Prozessen zu reduzieren.

Warum Unternehmen nach ihrer Nutzung filtern?

Die Segmentierung nach der Nutzung von Dokumentenmanagement-Systemen ermöglicht es dem Vertriebsteam, seine Strategien zu personalisieren:

• Reife Unternehmen: Ihnen helfen, ihre aktuellen Prozesse zu optimieren.
• Unternehmen ohne Tools: Sie in Richtung Digitalisierung und besseres Dokumentenmanagement zu führen.

Unternehmen, die es nutzen

Diese Unternehmen haben bereits Plattformen zur Verwaltung ihrer Dokumente eingeführt und sind wahrscheinlich interessiert an:

• Integrationen: Mit anderen Unternehmenssystemen.
• Optimierung: Verbesserungen bei Effizienz und Prozessautomatisierung.
• Zusätzlichen Services: Audits zur Einhaltung von Vorschriften.

Ihr Vertriebsteam könnte anbieten:

• Personalisierungs-Services, um sich an ihre spezifischen Anforderungen anzupassen.
• Compliance-Audits, um Sicherheit und Regulierung zu gewährleisten.
• Lösungen für fortgeschrittene Automatisierung von Workflows.

Unternehmen, die es nicht nutzen

Diese Unternehmen könnten ihre Dokumente folgendermaßen speichern:

• Dezentral: Zum Beispiel in lokalen Ordnern oder auf Papier.

Das erschwert:

• Ihre Verwaltung.
• Den effizienten Zugriff auf Informationen.

Ihr Vertriebsteam könnte anbieten:

• Erstberatung: Bewertung und Empfehlung von Tools.
• Implementierung eines Dokumentenmanagement-Systems: Zur Digitalisierung und Zentralisierung der Informationen.
• Digitalisierung physischer Archive: Um den Papierverbrauch zu reduzieren und das Unternehmen zu modernisieren.

Beispiele